Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer iOS-App „Bürokratie Monster“ (nachfolgend „App“). Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich sowie entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Für alle Fragen und Anliegen rund um den Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte erreichen Sie uns unter folgender Kontaktstelle:
Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht zwingend zu bestellen; soweit eine Bestellpflicht nach Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG entsteht, benennen wir einen unabhängigen Datenschutzbeauftragten und aktualisieren diese Angabe entsprechend.
Die App unterstützt Sie dabei, behördliche Schreiben, Mahnungen und ähnliche Post zu verstehen. Sie fotografieren ein Schreiben, die App erläutert dessen Inhalt in verständlicher Sprache und kann Ihnen Textvorlagen, beispielsweise für Antworten oder Kündigungen, bereitstellen.
Wir haben die App nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und nach den Grundsätzen „Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ (Art. 25 DSGVO) gestaltet. Insbesondere gilt:
Die Bereitstellung des auf Ihrem Gerät erkannten Textes ist für die Kernfunktion der App (Analyse und verständliche Erläuterung des Schreibens) erforderlich. Ohne diese Daten kann die gewünschte Leistung technisch nicht erbracht werden; eine Analyse findet dann nicht statt. Die Einrichtung eines Nutzerkontos (Abschnitt 7) sowie die Nutzung des Premium-Briefversands (Abschnitt 8) sind freiwillig. Stellen Sie die hierfür erforderlichen Daten nicht bereit, steht die jeweilige Zusatzfunktion nicht zur Verfügung; die Kernfunktionen der App bleiben hiervon unberührt. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten besteht nicht; Sie entscheiden selbst, ob und welche Schreiben Sie verarbeiten lassen.
Zweck: Umwandlung des von Ihnen fotografierten Schreibens in maschinenlesbaren Text, damit dieser anschließend verständlich erläutert werden kann.
Art der Verarbeitung: Die Texterkennung läuft vollständig lokal auf Ihrem Endgerät unter Nutzung der von Apple bereitgestellten Geräte-Funktionen. Das Originalfoto wird hierbei nicht an uns oder an Dritte übertragen.
Datenkategorien: Bilddaten des Schreibens (verbleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät), daraus lokal erkannter Text.
Rechtsgrundlage: Solange die On-Device-Texterkennung ausschließlich auf Ihrem Gerät stattfindet und die dabei verarbeiteten Daten unsere Sphäre nicht verlassen, liegt insoweit keine Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns als Verantwortlichen vor. Soweit gleichwohl eine uns zurechenbare Verarbeitung anzunehmen ist, stützen wir diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags und vorvertraglicher Maßnahmen).
Zweck: Verständliche Erklärung des Inhalts Ihres Schreibens sowie Erstellung passender Textvorlagen (z. B. Antwortentwürfe).
Ablauf: Der auf Ihrem Gerät erkannte Text wird an unseren Server (Hosting in der EU, siehe Abschnitt 10) und von dort zur Analyse an unseren KI-Dienstleister Anthropic PBC (Claude API) übermittelt. Das Ergebnis wird Ihnen in der App angezeigt.
Datenkategorien: Der erkannte Text des Schreibens. Dieser kann je nach Inhalt des Schreibens personenbezogene Daten enthalten (z. B. Name, Anschrift, Aktenzeichen, Forderungsbeträge, im Einzelfall auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheits- oder Sozialdaten).
Rechtsgrundlage für „normale“ personenbezogene Daten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Nutzungsvertrags, da die Analyse die Kernfunktion der App ist).
Rechtsgrundlage für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): Enthält das von Ihnen zur Analyse bereitgestellte Schreiben besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheits- oder Sozialdaten), verarbeiten wir diese ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Hierfür holen wir Ihre Einwilligung vor der Übermittlung an den KI-Dienstleister gesondert über einen eindeutigen Bestätigungsschritt (aktives Opt-in) in der App ein. Ohne diese Einwilligung wird der betreffende Text nicht zur KI-Analyse übermittelt.
Widerruf der Einwilligung: Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die jeweilige Analyse nicht auslösen bzw. uns über die in Abschnitt 1 oder 2 genannten Kontaktdaten kontaktieren. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Empfänger / Auftragsverarbeiter: Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage. Die übermittelten Daten werden ausdrücklich nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Zur Drittlandübermittlung in die USA siehe Abschnitt 11.
Zweck: Einrichtung eines optionalen Nutzerkontos, um Ihren Analyseverlauf geräteübergreifend zu speichern und verfügbar zu machen.
Ablauf: Die Anmeldung erfolgt über den Dienst „Anmelden mit Apple“. Wir erhalten dabei lediglich eine pseudonyme, von Apple vergebene Nutzerkennung (Apple-User-ID). Sie können wählen, ob Sie Ihre E-Mail-Adresse offenlegen oder die von Apple bereitgestellte anonymisierte Weiterleitungsadresse („E-Mail verbergen“) nutzen.
Datenkategorien: Pseudonyme Apple-User-ID, ggf. eine (anonymisierte) E-Mail-Adresse, serverseitig gespeicherter Analyseverlauf (erkannte Texte und zugehörige Erläuterungen).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des Kontos und der Verlaufsfunktion auf Ihren Wunsch). Die Einrichtung eines Kontos ist freiwillig; die Kernfunktionen der App sind auch ohne Konto nutzbar.
Empfänger: Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland, im Rahmen des Dienstes „Anmelden mit Apple“. Die serverseitige Speicherung des Verlaufs erfolgt bei unserem Hosting-Dienstleister in der EU (siehe Abschnitt 10). Zur datenschutzrechtlichen Einordnung etwaiger Datenübermittlungen durch Apple in Drittländer siehe Abschnitt 11.
Zweck: Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch versenden wir im Rahmen der Premium-Funktion ein von Ihnen erstelltes Schreiben (z. B. eine Kündigung) postalisch als physischen Brief an einen von Ihnen angegebenen Empfänger, einschließlich Zustellnachweis.
Datenkategorien: Absenderdaten (Ihr Name und Anschrift), Empfängerdaten, Inhalt des zu versendenden Schreibens, Versand- und Zustellnachweisdaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des von Ihnen beauftragten Versands als vertraglich vereinbarte Leistung).
Empfänger / Auftragsverarbeiter: Zur Durchführung des Versands setzen wir einen Druck- und Kuvertierdienstleister (Brief-Versanddienstleister) ein, der das Schreiben druckt, kuvertiert und zur Zustellung übergibt. Dieser Dienstleister verarbeitet Ihre Daten ausschließlich zur Durchführung des Versands im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Den Namen und die Anschrift des konkret beauftragten Versanddienstleisters teilen wir Ihnen auf Anfrage über die in Abschnitt 1 oder 2 genannten Kontaktdaten mit.
Postzustelldienstleister: Die physische Zustellung des Briefes erfolgt über einen Postzustelldienstleister (z. B. Deutsche Post AG / DHL). Dieser verarbeitet die zur Zustellung erforderlichen Empfänger- und Absenderdaten als eigener Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO nach Maßgabe seiner eigenen Datenschutzbestimmungen.
Zweck: Abwicklung kostenpflichtiger Premium-Funktionen und Abonnements.
Sämtliche Zahlungen und Abonnements werden ausschließlich über den App Store von Apple („In-App-Kauf“) abgewickelt. Die Zahlungsabwicklung erfolgt allein durch Apple. Wir erhalten keine Zahlungsdaten (insbesondere keine Kreditkarten- oder Kontodaten) und haben hierauf keinen Zugriff. Es gelten insoweit die Datenschutzbestimmungen von Apple.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung). Für die durch Apple erfolgende Zahlungsverarbeitung ist Apple verantwortlich.
Unser Server, über den der erkannte Text verarbeitet und der optionale Verlauf gespeichert wird, wird bei einem Hosting-Anbieter mit Serverstandort in der Europäischen Union betrieben (one.com / cyberfolks group). Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Rechtsgrundlage: Soweit das Hosting der Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Nutzungsvertrags dient, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die darüber hinausgehende technische Absicherung, Stabilität und Protokollierung des Betriebs stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht insoweit im sicheren, stabilen und effizienten Betrieb der App sowie in der Gewährleistung der IT-Sicherheit.
Widerspruchsrecht: Gegen die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitung haben Sie nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen (siehe Abschnitt 14).
Im Rahmen der KI-gestützten Analyse (Abschnitt 6) werden Daten an Anthropic PBC mit Sitz in den USA übermittelt. Die USA gelten als Drittland im Sinne der DSGVO.
Anthropic PBC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Die Übermittlung erfolgt daher vorrangig auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Ergänzend haben wir mit Anthropic PBC die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) vereinbart, die auch für den Fall, dass die DPF-Zertifizierung nicht oder nicht mehr eingreift, ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten.
Soweit im Rahmen der Anmeldung „Anmelden mit Apple“ (Abschnitt 7) eine Verarbeitung durch Apple erfolgt, geschieht dies uns gegenüber durch die in der EU ansässige Apple Distribution International Ltd. (Irland). Eine eigene Übermittlung dieser Anmeldedaten in die USA wird durch uns als Verantwortlichen nicht veranlasst. Soweit Apple im Rahmen seiner eigenen Verantwortlichkeit Daten in die USA übermittelt, stützt Apple dies nach eigenen Angaben auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework bzw. auf Standardvertragsklauseln.
Eine Kopie der jeweils einschlägigen Garantien können Sie bei uns über die in Abschnitt 1 und 2 genannten Kontaktdaten anfordern.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt. Die App erzeugt zwar mithilfe künstlicher Intelligenz automatisiert Erläuterungen und Textvorlagen; diese stellen jedoch lediglich unverbindliche Informationen dar und entfalten für sich genommen keine rechtliche oder vergleichbar erhebliche Wirkung. Die Entscheidung, ob und wie Sie auf ein Schreiben reagieren, treffen ausschließlich Sie selbst.
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, siehe Abschnitt 10) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Widerruf von Einwilligungen: Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (insbesondere bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO, siehe Abschnitt 6), haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die in Abschnitt 1 oder 2 genannten Kontaktdaten.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können sich hierfür insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Bitte beachten Sie, dass behördliche oder sonstige Schreiben auch personenbezogene Daten anderer Personen (Dritter) enthalten können. Sie dürfen die App nur für Schreiben nutzen, die Ihre eigenen Angelegenheiten betreffen oder für deren Verarbeitung Sie befugt sind. Für die Verarbeitung von Daten Dritter, die Sie eigenverantwortlich zur Analyse bereitstellen, sind Sie im Verhältnis zu diesen Dritten datenschutzrechtlich mitverantwortlich. Wir verarbeiten solche Daten ausschließlich weisungsgebunden zur Erbringung der von Ihnen angeforderten Analyse und nicht zu eigenen Zwecken. Wir empfehlen Ihnen, vor der Verarbeitung von Schreiben mit umfangreichen Daten Dritter zu prüfen, ob Sie hierzu berechtigt sind.
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder unbefugte Veränderung zu schützen. Die Datenübertragung zwischen der App, unserem Server und den eingesetzten Dienstleistern erfolgt verschlüsselt nach dem Stand der Technik.
Die Inhalte und Textvorlagen der App dienen ausschließlich Ihrer allgemeinen Information und Orientierung. Sie stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar und ersetzen diese nicht. Für eine rechtsverbindliche Beurteilung Ihres konkreten Anliegens wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juni 2026. Durch die Weiterentwicklung der App oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es erforderlich werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung können Sie jederzeit in der App abrufen.
Sollten wir beabsichtigen, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als denjenigen, für den sie erhoben wurden, informieren wir Sie vor dieser Weiterverarbeitung über diesen anderen Zweck sowie über alle weiteren maßgeblichen Informationen im Sinne des Art. 13 Abs. 2 DSGVO (Art. 13 Abs. 3 DSGVO).
Stand: Juni 2026. Verantwortlich: pmeMobil GmbH, Hauptstraße 29, 91154 Roth.